En España hay 5.647 empresas grandes que cuentan con más de 250 trabajadores. Y para muchas de ellas —además de PYMEs— es fundamental contar con un sistema de identificación de empleados, porque les permite conocer las horas de entrada y salida de estos, proteger sus bienes, gestionar los accesos a sus instalaciones y garantizar su seguridad.
Estos mecanismos de control de acceso tienen que ser pertinentes, ajustarse a la normativa vigente y ofrecer una buena experiencia para los empleados. Por eso, si deciden incorporar uno para su día a día, es importante que las compañías se informen sobre las principales soluciones para la identificación profesional que hay y elijan la que mejor se adapte a sus necesidades particulares.
Hoy en REACTID queremos presentarte las tecnologías más utilizadas en estos procesos y explicarte las razones por las que ID Wallet puede ofrecer a tu organización todo lo que necesita para la verificación de identidades en entornos de trabajo.
La importancia de elegir un buen sistema de identificación de empleados
Implementar un sistema de control de acceso inadecuado o ineficiente puede tener consecuencias severas para una empresa:
- Accesos no autorizados, con el consiguiente riesgo de que se produzca un robo en las instalaciones, haya una fuga de información importante o incluso se sufra un sabotaje o algún tipo de espionaje, como el industrial.
- Violación o incumplimiento de la normativa que implique la no adquisición de certificaciones o la pérdida de estas, así como multas o sanciones por no aplicar las leyes de privacidad y seguridad establecidas para ciertas industrias.
- Menor productividad, principalmente si los empleados deben destinar bastante tiempo a estos procesos de identificación personal o si se sienten frustrados por lo incómodos que resultan estos.
- Daño reputacional, si se produce un incidente o percance de seguridad que llegue a oídos de clientes, inversores o socios.
- Problemas para realizar auditorías o la trazabilidad de las actividades, ya que la empresa no podrá obtener datos precisos sobre quiénes acceden a sus instalaciones y en qué momento lo hacen.
- Altos costes, especialmente si la organización sufre un percance o interrupción por esta mala elección, si debe pagar un litigio, auditoría o investigación relacionado con la identificación de sus empleados o se ve en la necesidad de sustituir su método de control de accesos por otro más eficiente.
- Pérdidas de datos y exposición a ciberataques, ya que personas con accesos inadecuados pueden borrar o eliminar accidentalmente información o incluso realizar ataques malintencionados a los sistemas informáticos de la empresa.
Frente a estos riesgos, una decisión meditada e informada permitirá a la compañía escoger la solución de identificación profesional perfecta para su sector, su tipo de negocio y las actividades que realizan sus empleados.
¿Cómo debe ser una buena solución para la identificación de los profesionales?
En este punto, probablemente muchos se pregunten qué factores son los que pueden ayudarles a decidir cuál es el mejor mecanismo de control de acceso para su empresa. A continuación, te detallamos los más importantes.
Nivel de seguridad
El objetivo mínimo es que el método de identificación de empleados cumpla con la normativa existente respecto a la seguridad, la privacidad y la gestión de los datos. Sin embargo, la organización debe identificar el nivel o grado de seguridad que requiere su actividad, porque en algunos casos en los que se maneja información muy sensible o datos confidenciales se requerirán medidas muy específicas.
Áreas de acceso
¿Nuestra empresa necesita controlar únicamente el acceso a sus instalaciones físicas o también requiere proteger sus sistemas digitales, como bases de datos, redes y aplicaciones? Cada entorno precisa de soluciones específicas, por lo que no todos los sistemas para la identificación profesional nos podrán garantizar un control adecuado para uno de estos espacios (físico o digital) o ambos.
Tecnología utilizada para los procesos de autenticación
Actualmente, hay numerosos mecanismos para verificar la identidad de los trabajadores y permitirles el acceso a sus empresas. En el siguiente punto profundizaremos en los más conocidos, pero es fundamental señalar que cada tipo de autenticación tiene un grado de seguridad: por ejemplo, la biometría se considera más fiable que, por ejemplo, la utilización de contraseñas o códigos PIN para aprobar las solicitudes.
Escalabilidad y flexibilidad
Si tu empresa prevé incrementar su plantilla de empleados, expandirse a otros lugares o ampliar sus actividades en el futuro, es recomendable que te decantes por un método de identificación de empleados que sea escalable y adaptable. De hecho, es recomendable que no se entienda como una solución independiente para mejorar la operatividad y seguridad de la empresa, sino como un sistema valioso por su capacidad para integrarse con otros recursos, como cámaras de videovigilancia o software para la planificación de los recursos empresariales.
Experiencia del usuario
Es fundamental implementar una solución para la identificación profesional que sea ágil y asequible para todos los empleados que vayan a usarla. La interfaz debe ser cómoda e intuitiva tanto para los administradores o usuarios; y también es importante que el sistema pueda gestionarse de forma remota, ofrezca notificaciones o alertas y cuente con un soporte que brinde actualizaciones periódicas para mejorar sus funciones y mantener al día su seguridad.
Costes y rentabilidad
La empresa debe valorar los gastos que comportará tanto la implementación como el mantenimiento de este método para el control de accesos. El mismo deberá ajustarse bien al presupuesto disponible y, una vez que esté instalado, ofrecer una buena relación costes-beneficios una vez que esté instalado.
Opciones disponibles, como la creación de perfiles y el control de permisos y roles
Es aconsejable que el sistema para la identificación de los empleados cuente con diferentes funcionalidades que faciliten la gestión y el almacenamiento de la información y permitan personalizar la experiencia. Por ejemplo, para que sus administradores puedan conceder o revocar los accesos según sus necesidades, o asignar privilegios específicos a algunos trabajadores, como la entrada a determinadas áreas.
Métodos tradicionales para la identificación de empleados vs. métodos modernos
Considerando los factores mencionados, las empresas disponen de un amplio abanico de mecanismos de identificación de sus empleados o visitantes. Para facilitar su organización, hemos optado por dividirlos en dos grandes grupos.
Métodos tradicionales para la identificación en entornos profesionales
- Tarjetas de identificación que, además de la información básica de la persona (como foto y nombre), incorporen chips o bandas magnéticas para su lectura.
- Registros manuales sobre las personas que entran y/o salen, como listas en formato papel o digital.
- Control mediante personal, de forma que los vigilantes sean los encargados de verificar y anotar las identidades.
- Relojes o sistemas de fichado, para registrar tanto la identidad de las personas como sus horas de acceso y/o salida.
- Sistemas de identificación de empleados mediante códigos numéricos (PIN) o contraseñas, cuya seguridad dependerá de la solidez de estas claves y de que no se compartan o filtren a otras personas.
Métodos modernos para la identificación en entornos profesionales
- Basados en la biometría, ya que recurren a los rasgos únicos de tipo físico y/o conductual de cada persona para identificarla. De esta forma, pueden utilizar la información del iris, de la cara, de la huella dactilar, de la palma de la mano o de la voz para completar el proceso personalizado de identificación. Su nivel de precisión depende de diferentes aspectos, como el tipo de biometría empleada (por ejemplo, la del iris es la más fiable), de las condiciones del entorno (iluminación o temperatura), de la calidad del sensor o los algoritmos de reconocimiento.
- Autenticación multifactorial, combinando dos o más métodos de autenticación (como una tarjeta y una contraseña) para incrementar la seguridad.
- Accesos mediante el teléfono móvil (smartphone) y a través de aplicaciones o credenciales, lo que facilita la gestión remota y sin contacto.
- Utilización de códigos QR únicos o personales, que permitan realizar la identificación del profesional o visitante con solo mostrarlo a la cámara.
- Mediante la geolocalización, de forma que el usuario pueda entrar o acceder a algunos lugares si el sistema detecta que su teléfono móvil se encuentra en esa zona.
- A través de cámaras o sensores de proximidad, para que el sistema detecte automáticamente la presencia del trabajador o visitante, lo identifique y tome la decisión de concederle (o no) el acceso.
ID Wallet y su aplicación en la identificación de empleados
Ahora que conoces cuáles son las principales formas de identificar a los trabajadores o visitantes que acceden a una empresa, queremos presentarte ID Wallet. Se trata de la aplicación que hemos desarrollado en REACTID para facilitar estos procesos entre sus usuarios. Fundamentalmente, porque es una billetera digital para identidades que permite incorporar en el teléfono móvil, de forma segura y certificada, documentos como el DNI, el pasaporte o el carné de conducir.
En este caso, el trabajador o visitante solo necesita instalar ID Wallet en su dispositivo móvil y darse de alta en el servicio. Tras importar sus documentos personales y sus datos biométricos (huella dactilar, palma de mano, parámetros faciales o de voz) deberá realizar una prueba de vida (liveness) muy sencilla para demostrar que es su propietario y consentir el tratamiento de sus datos. De esta forma, quedará creada su identidad digital junto a su BioQR único, con el cual podrá identificarse inequívocamente ante terceros, como la empresa donde trabaja.
Ventajas de ID Wallet para la identificación de profesionales
Y es que ID Wallet es la solución perfecta para que las organizaciones puedan verificar la identidad de sus empleados o visitantes. Las razones son estas:
- Es rápida, cómoda y fácil de usar, porque el proceso se hace en tiempo real y en muy pocos segundos.
- Permite cumplir con la normativa vinculada a la identificación de personas en espacios públicos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos personales.
- Evita que la empresa tenga acceso a más información de la estrictamente necesaria (como los datos biométricos), porque el proceso de identificación se realiza en la aplicación instalada en el teléfono móvil de la persona.
- Es segura, dado que en REACTID contamos con las mayores certificaciones de seguridad contra ataques de presentación (ISO 30107-3 de niveles 1 y 2), además de para la gestión de la seguridad de la información (ISO 27001 y ENS en grado ‘ALTO’).
- Es innovadora, porque cuenta con biometría multimodal que combina varios rasgos únicos para mayor fiabilidad.
- Es interoperable, ya que hemos creado ID Wallet para que sea compatible con multitud de aplicaciones y software de terceros para el control de accesos en espacios públicos y de trabajo.
- Es portable, debido a que el usuario que se identifica puede llevarla en su teléfono móvil y tan solo necesita presentar su BioQR para acreditar quién es.
- Es económica y muy rentable en comparación con otros métodos de control, pues no necesita instalaciones complejas ni grandes mantenimientos.
ID Wallet proporciona a tu empresa la mejor identificación de personal
En REACTID queremos ayudar a tu compañía u organización a contar con un sistema de control de accesos que sea eficiente y seguro. Así que no lo dudes y contacta hoy con nosotros para que te guiemos paso a paso en la implementación de ID Wallet, la billetera digital de identidades que te aportará la seguridad y la eficiencia que buscas.
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