“¿Ser o no ser?” se pregunta Hamlet en el clásico de la literatura universal de William Shakespeare. Una cuestión trascendental que también afrontan todas las empresas y organizaciones cuando se plantean su digitalización, ya que actualmente permanecer al margen de los canales digitales equivale prácticamente a “no ser”. O, al menos, a perder gran parte de su capacidad para no solo llegar a un público enormemente amplio, también para mejorar la satisfacción de sus clientes.
Por lo tanto, en este caso, estar es ser. Porque, al trasladar sus actividades al entorno digital, las compañías facilitan que sus clientes puedan interactuar con ellas a distancia y realizar cómodamente sus trámites o gestiones sin salir de casa. Algo que tiene enormes ventajas, pero que a la vez plantea también nuevos retos relacionados con la seguridad y la gestión de la información.
En respuesta a ellos surge el onboarding digital, una solución que permite abordar satisfactoriamente los procesos de transición tecnológica de las empresas y llevar la experiencia del cliente a un nuevo nivel. De él y sus beneficios queremos hablarte hoy.
Onboarding digital: ¿qué es?
Imaginemos que hemos desarrollado una página web o aplicación para nuestra empresa y en ella ofrecemos una serie de servicios exclusivos para nuestros afiliados. Pero… ¿cómo va a ser la toma de contacto de las personas que la visiten por primera vez?
De definir este acercamiento se encarga el onboarding digital, ya que abarca todas las operaciones que son necesarias para que la interacción se pueda realizar de forma cómoda y segura para las dos partes. En consecuencia, en primer lugar, incluye los procesos de verificación de identidad o KYC (Know Your Customer) que se realizan para conocer a los consumidores y así poder cumplir con las diferentes normativas: de protección de datos (LGPD), contra el blanqueo de dinero (AML) o de identificación electrónica (elDAS).
Y, en segundo lugar, también permite prestar atención a otros aspectos vinculados al uso de los servicios, como los referidos a su configuración, al acceso a la aplicación o la web, a la creación de las nuevas cuentas, a la aceptación de los términos y condiciones de uso, etc.
Así funciona el proceso de digital onboarding
Hay muchos ejemplos de onboarding digital, aunque son especialmente importantes los correspondientes al sector financiero y bancario, de seguros y de las administraciones públicas, debido al carácter sensible de su información y al valor de las operaciones que se pueden realizar con ella.
Por lo tanto, si una empresa u organización quiere digitalizar sus servicios e integrar esta herramienta, debe:
- Establecer sus objetivos y requisitos: ha de tener claro qué va a ofrecer en sus servicios digitales, además de la información que va a requerir para completar los procesos de onboarding digital y los mecanismos de verificación que va a implementar.
- Escoger una plataforma de digital onboarding: contar con una herramienta específica es la forma más segura y fiable para gestionar la incorporación de los usuarios a un entorno de servicios digitales. Es el caso de OnID, nuestra plataforma para el onboarding digital y la identificación a través de móvil y escritorio, y de la que te hablaremos más adelante.
- Adaptar los procesos de onboarding digital a sus necesidades específicas: las citadas plataformas permiten abordar de diferentes maneras los procesos de incorporación de los usuarios. En algunos casos, como las entidades financieras, la seguridad será prioritaria; mientras que, en otros, como pueden ser los centros educativos, la rapidez y comodidad cobrarán mayor importancia.
- Integrar adecuadamente la plataforma elegida en la web o aplicación: la experiencia del usuario es fundamental, por lo que se aconseja que el proceso de digital onboarding sea amigable e intuitivo. Para ello, se puede guiar al usuario paso a paso para que en solo unos pocos segundos pueda completar todas las etapas requeridas.
- Realizar un seguimiento del servicio y tener capacidad para mejorarlo continuamente: tras la implementación de los procesos de onboarding digital, es importante asegurar su correcto funcionamiento y obtener el feedback de las personas que lo utilizan. Dada su importancia para la experiencia del cliente, la plataforma debe ser escalable y estar preparada para incluir cambios o mejoras que permitan incrementar su satisfacción.
Beneficios del onboarding digital
Entre las ventajas de implementar una plataforma de onboarding digital en la actividad o negocio de una organización podemos destacar las siguientes:
- Es una solución que permite implementar la identificación y conocimiento en remoto de las personas (KYC), por lo que facilita el intercambio de información y la realización de operaciones de negocio de forma segura y conforme a lo establecido por la ley.
- El cliente ve claramente mejorada su experiencia, porque puede realizar sus gestiones o trámites a distancia y no necesita desplazarse físicamente a una oficina o sede. Esto le permite evitar colas o esperas innecesarias.
- Los procesos de digital onboarding son más rápidos tanto para el usuario como para la organización. Estos se realizan de forma inmediata y automática, de forma que las dos partes ahorran tiempo y se reducen costes operacionales.
- Realización de procesos de forma precisa y sin errores: al ser una actividad que está automatizada, se elimina la posibilidad de que haya un error humano que pueda dar al traste con el proceso de identificación o que incluso pueda poner en riesgo la información.
- Potenciación de la oferta digital: las empresas u organizaciones que cuentan con una solución de onboarding digital adquieren una ventaja competitiva muy importante respecto a aquellas que solamente cuentan con el onboarding tradicional (basado en los documentos en papel). Cuanto más sencillo sea interactuar y operar con la entidad, más probabilidades habrá de convencer a un cliente potencial para que se dé de alta.
- Acceso a un servicio ‘global’: el onboarding tradicional es muy limitante, porque obliga a que el cliente se identifique en persona. En cambio, el onboarding digital elimina las barreras físicas y geográficas, dado que solo se necesita un dispositivo inteligente y conexión a Internet para que el proceso de identificación se pueda realizar desde cualquier parte del mundo. ¡Lo que permite operar y hacer negocios a escala internacional!
- Óptima gestión de la información: el uso de documentos físicos para la identificación de las personas tiene desventajas, dado que, además de ocupar espacio, estos pueden perderse, dañarse o incluso ver comprometida su seguridad. En cambio, la digitalización de los documentos permite ahorrar el citado espacio, facilita también su organización, clasificación y gestión; y resulta igualmente más segura, ya que la información puede protegerse mediante avanzados sistemas de encriptación.
Onboarding digital en OnID
Una vez que sabemos qué es el onboarding digital y tenemos claros sus beneficios para nuestra organización o empresa, nos queda elegir una plataforma profesional y segura para implementar estos procesos en nuestra estrategia online. Un campo donde OnID ofrece todo lo necesario para disfrutar de la seguridad transaccional que se exige hoy en día y, a la vez, brindar un servicio accesible, rápido y cómodo para los usuarios.
OnID se integra fácilmente en su sistema operativo para llevar a cabo los procesos de onboarding digital e identificación de sus clientes. Para ello, pone en marcha un flujo de proceso que incluye la captura y procesamiento del documento, la utilización de una prueba de vida (liveness facial o de huella), el análisis de validez del documento y su posterior verificación, la comparación biométrica (facial con imagen fija, facial con imagen en movimiento o de huella. También se pueden introducir verificaciones de voz, iris, etc ) y el reporte/auditoría. Es decir, un completo servicio que también incluye la asistencia técnica de un experto (de forma online e inmediata) si surge cualquier problema.
Gracias a la tecnología de nuestra plataforma, el usuario es identificado cómodamente, ya que el proceso es totalmente pasivo y no necesita realizar ninguna opción. Además, evita desplazarse físicamente, porque lo completa de forma totalmente privada desde su dispositivo inteligente. Y todo ello con la garantía de seguridad que ofrece la certificación en ISO 30107 para ataques de nivel 1 y 2 de OnID.
Exige el máximo a tu solución de onboarding digital
La seguridad de tus clientes y de tu empresa u organización merece toda la atención. Por eso, si buscas una solución totalmente confiable, OnID está hecha para ti. Nuestra plataforma de onboarding digital ha sido desarrollada con el apoyo de proveedores de talla mundial y cuenta con el aval de los prestigiosos organismo y agencias que la han utilizado, como Interpol, EUROPOL o Homeland Security.
Han sido años de investigación y trabajo que ahora se plasman en una herramienta especialmente pensada para empresas. Esta es la razón por la que ofrece un diseño funcional y versátil que se adapta a todo tipo de sistemas operativos; y que, a la vez, garantiza la comodidad y tranquilidad de los usuarios.
La solución OnID es escalable, está basada en arquitectura de nube y permite el crecimiento inmediato del número de usuarios y transasacciones. En caso necesario puede instalarse también en el datacenter de la empresa u organismo publico. Además a través de sus API´s puede integrarse con sistemas o bases de datos externas.
¿Qué te parece? ¿Te animas a embarcarte en el apasionante mundo del onboarding digital de la mano de OnID?