Durante el mes de enero de 2025, en España se produjeron cerca de 17 millones de pernoctaciones en sus hoteles. Esto quiere decir que, de media y solo en temporada baja, cada día más de medio millón de personas disfrutan de este servicio. Unas cifras que hablan muy bien del estado de salud del sector hotelero nacional, pero que también ponen la lupa sobre la enorme cantidad de datos que gestionan sus empresas para registrar a sus huéspedes.
De hecho, esta situación incluso se ha convertido en un problema tras las últimas novedades normativas que afectan a los registros de viajeros. Estas han añadido más pasos y burocracia al procedimiento, incrementando sus tiempos y costes económicos. Lo que también ha aumentado la importancia del proceso de verificación de identidad de los huéspedes, por su capacidad para agilizar y simplificar los trámites. Y, por tanto, de la utilización de aplicaciones como ID Wallet, la billetera digital para identidades de REACT que está lista para asumir el reto. ¿Te animas a conocerla?
El registro de viajeros, ahora más exigente que antes
Cuando hablamos de check-in, nos referimos al proceso de registro en el que el cliente comparte con la empresa hotelera todos los datos que necesita para reservar su habitación o alojamiento. Este trámite es muy importante para llevar a cabo una buena organización del servicio, para garantizar su seguridad y para ofrecer al cliente una atención más cuidada y personalizada.
Así, por sus características, también es un aspecto especialmente sensible en la relación entre la empresa y el cliente. Principalmente, porque suele ser sinónimo de esperas e incómodos procesos burocráticos, de riesgo de fraude y de falsificación de la identidad, y de exigentes requisitos legales para garantizar la protección y la seguridad de los datos.
Nuevos desafíos para el check-in en hoteles
En España, el registro de datos personales ha estado regulado en los últimos años por la Orden INT/1922/2003 (con la obligación de cumplimentar el libro-registro) y la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana (con la obligación de mantener un registro documental). Sin embargo, estos requisitos han quedado mucho mejor definidos desde la entrada en vigor en octubre de 2024 del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, para el establecimiento de las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos de motor.
Esta nueva normativa ha añadido nuevos desafíos al check-in tradicional en hoteles, porque ha incrementado considerablemente los datos que se deben registrar, incluyendo información personal y familiar (como nombre y apellidos, sexo, DNI, nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia habitual, teléfonos…) y económica de la transacción (tipo de pago, identificación del medio, titular de quien hace el pago, fecha de caducidad de la tarjeta y el pago…). Con la complicación añadida de obligar a las empresas a registrar informáticamente y de forma segura estos datos para guardarlos y conservarlos durante un plazo mínimo de tres años.
Y no solo eso, porque toda esta información debe comunicarse a las autoridades competentes a través de medios telemáticos. Lo que prácticamente obliga a las empresas hoteleras a digitalizar estos procesos de registro y a implementar sistemas automatizados de verificación de identidad de sus huéspedes para simplificar los trámites al máximo, reducir las esperas, ahorrar dinero y, en definitiva, ser más eficaces.
Métodos de verificación de identidad de huéspedes en hoteles
Por lo tanto, solicitar la identidad de los clientes y verificarla no es una elección, sino que es una obligación por parte de las empresas que ofrecen servicios de alojamiento. Así como recabar una amplia variedad de información, gestionarla y almacenarla con seguridad durante los mencionados tres años. Algo que pueden hacer de la forma que quieran, siempre que garanticen el cumplimiento legal y la adecuada protección de los datos.
Son unos requisitos exigentes para el check in y registro de viajeros, por lo que, si pretenden ser rentables y competitivas, las compañías ya no pueden conformarse con los métodos tradicionales basados en la solicitud de documentos físicos (como DNI, pasaporte y carné de conducir) y la anotación manual en los libros de huéspedes. Básicamente, porque esta solución hace tiempo que quedó obsoleta por ser muy lenta, incómoda, poco segura, requerir espacio de almacenaje y dificultar el procesamiento de los datos.
Frente a esta opción, la digitalización es hoy una solución imprescindible para acabar con los problemas mencionados y simplificar el check-in en hoteles. Especialmente, si recurre a aplicaciones compatibles con documentos electrónicos y que se encarguen de verificar de forma segura la identidad mediante tecnología biométrica. Y, por supuesto, se pueden integran fácilmente en los sistemas de gestión hotelera (PMS) para que la información de registro fluya correctamente y los datos se puedan gestionar fácilmente.
Beneficios de la verificación digital para el check-in
Así que, en resumen, apostar por un método de verificación digital para completar el check-in de los huéspedes equivale a tener una ventaja competitiva en el sector hotelero y turístico. Principalmente, por estas razones:
Ahorro de tiempo
La entrada en vigor del mencionado Real Decreto 933/2021 ha tenido un efecto negativo en el tiempo de gestión de los procesos de registro. En algunos casos, las esperas se han duplicado por la gran cantidad de datos que tienen que recabar las empresas, por lo que automatizar el proceso para obtener información básica (como la contenida en un DNI o pasaporte) y verificar las identidades contribuye a agilizar estos trámites.
Mejor experiencia del cliente
Los huéspedes también agradecen la digitalización de su registro, porque pueden identificarse fácilmente y sin que tengan que facilitar manualmente los datos. Al utilizar una aplicación como una wallet digital, tan solo necesitarán confirmar quienes son mediante tecnología biométrica para compartir con la empresa sus datos fundamentales, como su nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, edad, número de documento o dirección. Lo que equivale también a menos tiempo de espera.
Seguridad mejorada
Las soluciones para verificar digitalmente las identidades necesitan garantizar la seguridad de los procesos. Por ejemplo, al utilizar biometría (de reconocimiento facial, huella digital, de comprobación del iris, de la voz, firma, etc.) ofrecen una gran precisión en sus resultados para garantizar que la persona que está realizando el trámite de onboarding es quien dice ser.
Comodidad y flexibilidad
Si lo desea, el cliente (y futuro huésped) puede registrarse de forma autónoma e incluso sin la necesidad de estar físicamente en el lugar de hospedaje. Lo que ayudará a acelerar su trámite de alta y, por tanto, a evitar que tanto él como la empresa le dediquen más tiempo del necesario.
Reducción de costes operativos
Para las empresas, es rentable automatizar los aspectos más importantes del check in o registro de viajeros y de la verificación de identidad de sus clientes: menos trámites significan menos tiempo de gestión. Y eso, a su vez, implica menor necesidad de personal en la recepción. Así que las organizaciones pueden optimizar sus recursos y reducir sus costes.
ID Wallet: solución para la verificación de identidad en hoteles
Hasta este punto, esperamos haber resuelto todas tus dudas sobre cómo se debe hacer hoy en día un adecuado check-in de los huéspedes. Pero probablemente aún te quede una pregunta muy importante que responder: ¿cuál es la mejor opción para llevar a cabo la verificación de identidad de los huéspedes? Por eso, queremos hablarte de ID Wallet, nuestra billetera digital para identidades que ha sido diseñada para ser interoperable y compatible con todo tipo de soluciones de terceros, incluyendo sistemas de gestión hotelera (PMS).
Su funcionamiento es muy sencillo, porque, para obtener su perfil de identidad digital, el usuario (el huésped) tan solo debe darse de alta en la aplicación, importar sus documentos de identificación (DNI, pasaporte, permiso de conducir) y verificar su identidad mediante una prueba de vida basada en biometría multimodal. Con ello, ya tendrá digitalizados sus documentos, lo que le permitirá operar con ellos de forma totalmente legal para hacer cualquier tipo de trámite frente a administraciones o empresas, como las mencionadas del sector hotelero y turístico.
De hecho, en Europa muy pronto será posible digitalizar oficialmente el DNI para que tenga la misma validez legal que su versión física. Esto quiere decir que, una vez que la Comisión Europea dé luz verde, ID Wallet podrá utilizarse como aplicación para verificar las identidades de los huéspedes y obtener de forma inmediata y totalmente segura sus datos más importantes.
Ventajas de implementar ID Wallet en el check-in hotelero
Los beneficios implementar esta billetera digital en los procesos de registro de los hoteles son las ya mencionadas: ahorro de tiempo para las dos partes implicadas y de costes para la empresa, un salto cualitativo en la experiencia del cliente, mayor flexibilidad para completar el alta y, por su puesto, máxima seguridad. De hecho, los expertos apuntan que la digitalización del DNI es la mejor opción que tienen los ciudadanos de combatir el fraude y los intentos de suplantación cuando necesitan identificarse.
Además, en REACT todas nuestras aplicaciones tienen las certificaciones ISO/IEC 27001 y ENS en Categoría ALTA para la gestión de la seguridad de la información, así como las mayores certificaciones de seguridad contra ataques de presentación (ISO 30107-3 en niveles 1 y 2).
Todas estas ventajas la convierten en una solución diferencial para empresas que realizan la actividad de hospedaje, además de otros muchos sectores, como las finanzas, la salud o la educación. Porque, como decimos, ID Wallet es perfectamente compatible con los sistemas de información de terceros, para que todo tipo de organizaciones puedan sacarle todo el partido.
Conclusión
El futuro del check-in en hoteles pasa invariablemente por la combinación de digitalización con eficiencia. La primera, por su capacidad para simplificar, mejorar la experiencia y acelerar los procesos. Y la segunda, por la necesidad que tienen las empresas de mejorar la forma en la que obtienen, gestionan y comunican los datos.
Todas estas tareas pueden centralizarse en un sistema de gestión hotelera (PMS), aunque este por sí solo no será suficiente para realizar tareas concretas, como la verificación de identidad de huéspedes. Y ahí es donde ID Wallet puede convertirse en la solución que tu empresa necesita para validar de manera segura las identidades y acelerar el proceso de registro.
Escríbenos o llámanos hoy, y te contaremos cómo podemos ayudarte a optimizar este aspecto tan importante de tu negocio. ¿Te animas a descubrirlo?
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